- Obiettivo
- Autorizzazioni accesso ai sistemi informatici De.Co.
- Trasmissione da utilizzatori Vs. De.Co. dati IN, operatività acquisizione dei piani di carico
- Caricazioni
- Emissione documentazioni doganali/fiscali, DAS
- Contabilizzazione
Obiettivo:
La presente nota tecnica ha lo scopo di descrivere il dettaglio del sistema automatizzato ed informatizzato, ovvero la metodologia del carico delle autobotti presso De.Co., con particolare attenzione ai flussi informatici in/out, le procedure tecnico/operative in essere, relative movimentazioni in uscita (caricazioni autobotti), con particolare attenzione a:
- gestione dell’acquisizione/ricezione, dei piani di carico sui server De.Co., inviati telematicamente dagli utilizzatori (le compagnie petrolifere operanti su De.Co.) per la caricazione delle autobotti in deposito, ovvero sulla scorta delle informazioni contenute nei files trasmessi, dagli utilizzatori e ricevute dai sistemi informatici De.Co. ;
- conseguente a caduta, all’emissione da parte di De.Co. per conto dei Soci ed utilizzatori, delle documentazioni fiscali e doganali dei documenti di accompagnamento delle merci D.A.S (contenenti i dati trasmessi telematicamente dagli utilizzatori).
Descrizione del sistema informatico di caricazione De.Co.- autorizzazioni/accessi:
Va tenuto presente che:
- De.Co. é un Depositario (colui che con la propria struttura, il deposito, custodisce i prodotti stoccati, per conto dei Soci/Depositanti) ed è dotato di un proprio sistema informatico (server/cloud) appositamente predisposto per ricevere i piani di carico dagli utilizzatori;
- i Depositanti (società proprietarie del prodotto petrolifero depositato), attualmente i.p. SpA, Kuwait Petroleum Italia SpA, e K.R.I. p.A.
I Soci, a loro volta, attraverso specifici contratti di vendita con altri utilizzatori (a titolo non esaustivo: Esso, Tamoil, Api, ecc.), autorizzano la caricazione di prodotti petroliferi, presso De.Co. con l’utilizzo dei sistemi informatici disponibili.
I Soci ed i loro contrattualizzati verranno chiamati: utilizzatori.
- Tutti gli utilizzatori hanno propri sistemi informatici per inviare a De.Co. i loro piani di carico;
- I sistemi informatici De.Co. ed utilizzatori dialogano e scambiano i dati necessari alla caricazione con modalità e tecnologie: VPN, Oil Cloud, Portale Internet/link De.Co.
- Tutti gli utilizzatori per poter accedere ed operare verso i sistemi informatici De.Co. hanno richiesto allo stesso, di fornire password ed user per i loro delegati ed operare. Sotto la loro responsabilità;
- Tutti gli utilizzatori autorizzati inviano attraverso i propri sistemi informatici, i piani di carico al server/cloud De.Co.;
- I piani di carico trasmessi dagli utilizzatori, contengono tutti i dati utili e necessari al carico, e quale esempio ma non esaustivo: proprietà del prodotto, prodotto qualità e quantità, trasporto, consegna, amministrativi, fiscali, doganali, secondo leggi e normative vigenti del settore petrolifero.
Caricazioni, emissioni documenti, doganali/fiscali DAS
Descrizione del processo di invio (da parte degli utilizzatori) dei piani di carico e conseguentemente dopo la caricazione dei prodotti petroliferi in De.Co., di emissione dei D.A.S. a scorta della merce.
Tutti gli utilizzatori, autorizzati come sopra descritto, per poter caricare presso De.Co. è indispensabile che:
- Siano autorizzati da De.Co. (diversamente non si accede ai sistemi informatici De.Co.)
- Utilizzino unicamente il sistema automatizzato, informatizzato De.Co. (unico esistente per caricare autobotti);
- Utilizzino per l’invio dei piani di carico al sistema informatico De.Co., di cui sopra, sotto la propria responsabilità, unicamente con il proprio personale delegato, tramite procedure blindate da password ed user personali;
- Provvedano ad inviare i piani di carico, tramite i sistemi canali di trasmissione dati ovvero i tracciati messi a disposizione da De.Co. per le comunicazioni in/out (VPN – Oil Cloud – portale internet De.Co. dedicato), Non esistono altre modalità inviare i fogli viaggio e per caricare;
Caricazioni,
- I dati inviati ai server De.Co. e contenuti nei tracciati degli utilizzatori, debbono essere corretti e verificati, prima e dopo l’invio a De.Co. in quanto una volta acquisiti dai sistemi informatici dello stesso De.Co. , saranno gli stessi che andranno ad essere trascritti tal quali per la compilazione dei D.A.S specificatamente ai punti: 1 – 4 - 5 - 7 - 13 - 13a -13b.
De.Co. non modifica ne è autorizzato a modificare nulla sui fogli di carico inviati e conseguentemente sui DAS emessi, se non in casi di emergenza e previa, autorizzato per scritto dell’utilizzatore via mail internet da tenere archiviata anni 5 +1.
De.Co. emette i DAS PER CONTO degli utilizzatori sulla scorta di tutti i dati indicati nei piani di carico ricevuti dagli utilizzatori ECCETTO quanto contenuto specificatamente ai p.ti.: 6 - 8 - 8a – 8b -12 – 12a - 12b. del DAS.
De.Co. con questo procedimento pertanto chiarisce procedure, flussi, ruoli e responsabilità nelle movimentazione, con particolare riferimento, alle informazioni contenute nei DAS di cui sopra.
Contabilizzazione, amministrazione commerciale.
I prodotti movimentati da De.Co. sono liberi da imposta. con contratto specifico, sono di proprietà dei Soci di cui sopra (i.p. SpA, Kuwait Petroleum Italia SpA, e K.R.I. S.p.A.). De.Co svolge il servizio di deposito stoccaggio e caricazione/riempimento delle autobotti degli utilizzatori, nel rispetto di norme e leggi nazionali in materia.
De.Co. non effettua fatturazioni, ne emette bolle o qualsiasi altro obbligo fiscale o amministrativo commerciale.
I contratti vigenti tra De.Co. (Depositario - riempitore), Soci (Depositanti), gli Utilizzatori autorizzati dai Soci, sanciscono e chiariscono inequivocabilmente che le responsabilità il prodotto caricato e movimentato si trasferisce dallo stesso De.Co, ai Soci/utilizzatori franco passo d’uomo dell’autobotte.
Quanto sopra si comunica e sottopone alla Vostra attenzione per informazione e competenza.
A disposizione per ogni ulteriore chiarimento
Salutiamo distintamente.
De.Co. Deposito Comune s.c.a r.l.
Il Direttore
